نقش واسطهای کار تیمی در همکاری پیمانکار و کارفرما (مالک )[۱]
محمد سوپراتو ، هانس بیکر ، هرمان موی
اعضای هیئت‌علمی دانشکده مهندسی عمران و علوم زمین‌شناسی دانشگاه استیوینگ نروژ
تلخیص[۲] و ترجمه
دکتر رامبد باران دوست
هیئت‌علمی دانشگاه آزاد اسلامی واحد یادگار امام (ره) ،عضو انجمن مشاوران مدیریت ایران و CMC
چکیده
نویسندگان این مقاله معتقدند که کیفیت کار تیمی، عامل واسطهای است بین نگرش‌های ارتباطی، شیوه همکاری و ظرفیت پذیرفته شدن در تیم. به‌منظور بررسی فرضیه‌های خود ، ۱۱۳ پروژه بزرگ را با استفاده از مدل‌های ریاضی و آزمون‌های آماری مورد مطالعه قرار داده‌اند. نتیجه به‌دست‌آمده نشان داد که سه عامل مورد بررسی به‌طور چشم‌گیری مستقیماً بر عملکرد پروژه از طریق کیفیت کار تیمی تأثیر میگذارند. البته شواهد تجربی از تأثیر نگرش‌های ارتباطی،شیوه همکاری و ظرفیت پذیرفته شدن در تیم بر موفقیت رهبری روزانه تیمی دیده نشد.
مقدمه
همگان اتفاق توافق نظر دارند که کمبودهای موجود در عملکرد پروژهها ناشی از عدم همکاری بین تیمها و مشکلات پویایی گروهها است. بر همین اساس، کارفرمایان به‌طور فزاینده‌ای در جستجوی راههای جایگزین کار با پیمانکاران هستند.
مستندات و گزارش‌هایی از کشورهای آمریکا، انگلستان، هنگکنگ و استرالیا وجود دارند که نشان از موفقیت پروژه‌هایی که به‌صورت مشارکتی کارکرده‌اند ، دارند.در مقابل، در مواردی از نمونه‌های مورد مطالعه نیز شواهدی یافت شد مبنی بر اینکه در پروژه‌هایی که فعالیتها تیمی صورت نگرفته‌اند،مشکلاتی همچون عدم یکپارچگی مدیریتی، عدم هماهنگی و بینش واحد و عدم اهتمام جمعی برای ایجاد فرهنگی واحد مشاهده‌شده است.
اگرچه بر سر همکاری متقابل بین طرفین ، توافق وجود دارد، اما همچنین شاهد عدم توجه مدیریت پروژه به عوامل و مکانیزمهایی هستیم که افراد تیمها را باید به هم پیوند دهد.تحقیقات پیشین نشان می‌دهند که اساساً برای اجرای پروژهها تأکید زیادی بر مکانیزمهای رسمی ازجمله قرارداد، دستورالعمل‌های جاری و تکنیکها میشود. اما این مستندات رسمی ، اغلب مانع توجه به ابعاد مختلف مشارکت بوده و اقدامات و جنبه‌های مشارکت بین افراد و سازمان‌های مختلف مرتبط با پروژه را کند میکند.
در تحقیق دیگری مشخص شد که تمرکز بر عوامل کلیدی موفقیت ( CSFs ) و همکاری جهت اجرای زیرساخت‌های پروژه نیز اهمیت دارد.تعدادی از عوامل کلیدی موفقیت به‌منظور تأثیر در کیفیت بهتر همکاری بین پیمانکار و کارفرما، پیشنهادشده است ازجمله اقداماتی همچون مدیریت واحد، هماهنگی تیمهای کاری، کار گروهی، توانایی مالی کارفرما و انجام کارهای تیمی. زمانی که این موارد به‌عنوان فاکتورهای همکاری شناخته و توسط پیمانکار و کارفرما قبول و اجرا گردد و طرفین موارد مربوط به خود را انجام دهند، پروژه به‌صورت موفقیتآمیزی به اجرا درخواهد آمد.چگونگی تأثیر عوامل مشارکت کارفرما و پیمانکار در اجرای پروژه و کیفیت اجرای آن به‌عنوان نتیجه این همکاری در این تحقیق مورد مطالعه قرارگرفته است.
مشارکت کارفرما و پیمانکار به‌صورت فرایندی تعریف گردید که طی آن کارفرما و پیمانکار قواعد، مقررات و ساختار رهبری تیم خود را به وجود آورده و روابط کاری آنها و روشهای اجرایی و تصمیمات لازم در زمان پیشرفت پروژه به‌منظور اجرای هرچه بهتر و رضایت طرفین را در زمان مناسب تعیین و تأمین میکند. این تعریف به هر دو طرف قرارداد توجه میکند یعنی هم شامل مجموعه کارفرما و هم شامل مجموعه پیمانکار میشود.
از طرف دیگر، کیفیت کار تیمی ، به‌صورت مجموعهای از مکانیزمها اساسی تعریف گردید که منعکس‌کننده وظایف محوله و تأثیرات متعامل تیمی بین کارفرما و پیمانکار در اجرای پروژه خواهد بود.این مکانیزمها شامل پنج وظیفه ارتباطات ، هماهنگی، احساس وابستگی به تیم، تلاش همسو ، پشتیبانی متقابل و اعتماد مؤثر خواهد بود.
- ارتباطات : یک تیم و اعضای آن قادرند که با تیم دیگر ارتباطت برقرار نموده ، اطلاعات داده و نظرات و عقاید خود را به‌صورت باز و بدون پنهانکاری در میان گذارند.
- هماهنگی: ایجاد هماهنگی و تنظیم فعالیتها در برنامه زمان‌بندی و مرحلهبندی بین یک تیم در ارتباط با تیم دیگر و نیز تنظیم فعالیتها در برنامه اجرایی کلی پروژه.
- احساس وابستگی به تیم: وجود احساس « ما نیازمند یکدیگریم» بین افراد و یا تمایل افراد در کار کردن با سایر اعضای تیم جهت رسیدن به هدف جمعی که همان اجرای مناسب پروژه است.
- تلاش همسو: اولویت قائل شدن و تلاشهای مضاعف یک تیم در ارتباط با تیم دیگر و قبول قواعد و مقررات وضع‌شده جهت اجرای پروژه.
- پشتیبانی متقابل: میزان پشتیبانی یک تیم از تیم دیگر در حل مسائلی که در حیطه وظیفه تیمی آنها نیست ولی متعلق به اجرای پروژه است.
- اعتماد مؤثر: قبول باورهای اعضای تیمهای مختلف به‌منظور پذیرش خواستههای داوطلبانه آنها بر اساس انتظارات مثبت هر تیم، بدون کاربرد رفتار فرصتطلبانه در مقابل یکدیگر.
نمودار زیر، چگونگی ایفای نقش کیفیت کار گروهی به‌عنوان عامل واسط بین پیشینه همکاری و نتایج حاصله را نشان میدهد
- فرضیات تحقیق
۱-۲: پیشینه همکاری و عملکرد پروژه
۱-۱-۲: نگرش‌های تعاملی:
در هر روابط درون‌سازمانی، گرایشهای مختلف و یا نقطه نظراتی وجود دارند که مقدم بر ارتباط و روشهای همکاری با بخشهای دیگر بوده و ارتباط با سایر بخشها مورد تأثیر قرار خواهند داد. زمانی که دو سازمان در یک موضوع با یکدیگر همکاری مینمایند، مجموعهای از قواعد،عوامل و یا فرایندها بین هر دو گروه و با همکاری یکدیگر تکمیل میگردد.
در تعاملات سازمانی پروژه، گرایشها و روابط کاری شامل اعتماد درون‌سازمانی، عدالت، شفافیت ، فرهنگ عدم سرزنش ، مشارکت و تمکین از مدیریت بالادست به‌منظور پشتیبانی و حمایت از تیمهای فعال در پروژه مدنظر قرار میگیرد. همان‌گونه که در یک ارتباط کاری بین خریدار و فروشنده چنین تعاملاتی ممکن است وجود داشته باشد. اعتماد درون‌سازمانی یکی از موارد کلیدی موردنظر است که در اجرای پروژه مدنظر قرار میگیرد.درنهایت تمکین از مدیریت بالادست نیز به‌عنوان یک عامل تعیین‌کننده در روابط همکاری دوجانبه معرفی‌شده است. (H1)
۲-۱-۲: اقدامات همکارانه:
به مجموعهای از همکاریهای موردنیاز در عمل گفته میشود که یک کارفرما و پیمانکار جهت پیشرفت در پروژه و سیستمهای کاری- اجرایی بین خود به مرحله اجرا میگذارند.
ما دو نوع اقدام در این رابطه را به‌عنوان شاخص مدنظر قرار میدهیم:
- یکپارچگی و اتحاد عناصر مختلف تیم: مجموعهای از روشها و عملیات است که باعث توانمندسازی محیط کاری به نحوی میگردد که در آن اطلاعات و آگاهی‌های اعضای تیم به‌راحتی و آزادانه تبادل میگردد. یکپارچگی تیمی در یک تیم اجرایی پروژه جهت رسیدن به هدفی مشترک و برنامهریزی و تعیین خطوط رسیدن به آن هدف و دستهبندی وظایف مختلف در اعضای تیم به وجود میآورد.
۲٫اجرای کار به‌صورت همکاری توأم و متقابل: پیمانکار و کارفرما حداکثر تلاش خود را به کار میبرند تا تعهدات مربوط به اجرای پروژه را به‌صورت مشترک انجام دهند.همکاری مشترک معمولاً در موارد زیر نمود مییابد:
۲-۱: تصمیمگیری مشترک
۲-۲: اشتراک در حل مسائل پروژه و حل مناقشات به وجود آمده در هنگام اجرای پروژه
۳-۲: مدیریت ریسک پروژه به‌صورت مشترک
۴-۲: تلاش مشترک در ارتباط با رشد مستمر پیشرفت کار
با توجه به این دو فرضیه ، محققین به این نتیجه میرسند که همکاری بین کارفرما و پیمانکار اثر مثبت بر اجرای پروژه خواهد داشت. (H2)
۳-۱-۲: توانایی مشترک تیمهای پروژه:
توانایی مشترک تیمهای پروژه مربوط میشود به سابقه کار و صلاحیت تیمهای پیمانکار و کارفرما در مدیریت پروژه. این‌یک اصل کلی و شناخته‌شده است که استعداد و توانایی انجام کار تیمهای کاری پیمانکاری لازمه غیرقابل‌انکار رسیدن به موفقیت پروژه است. بنابراین کارفرمایان در انتخاب جهت پروژهها ، پیمانکاران صاحب صلاحیت را جهت انجام پروژه از بازار کار انتخاب مینمایند.
با افزایش پیچیدگیهای اجرایی پروژه، استعداد و توانایی تیم کاری کارفرمایان نیز جهت اجرای پروژه تعیین‌کننده خواهد بود. با توجه به مطالب توضیح داده‌شده فوق، توانایی تیمهای مشترک پیمانکار و کارفرما، تأثیر مثبتی در اجرای پروژه خواهد داشت. (H3)
۲-۲: نقش واسطهای کار تیمی:
همان‌گونه که اشاره شد، باید ساختار ورودی، واسطه، خروجی را بپذیریم تا نقش عواملی را که در تیم مؤثر است، تشخیص دهیم. عوامل ورودی، عوامل درونی (مانند صلاحیت و ترکیب تیم) و عوامل خارجی (مانند ساختار تیم) در ردههای مختلف (مانند فردی، تیمی و سازمانی)، که در رابطه با تیم وجود دارد و در برخورد بین اعضای تیم فعالیت میکنند و یا به‌خودی‌خود وجود خواهند داشت. ورودیها نقشی ویژه در فرایند کار تیمی ایفا میکنند، ازجمله هماهنگ نمودن عملیات ، تشریک‌مساعی و ارتباطات که نشان می‌دهند ورودیهای تیمها به مجموعه، چگونه درنتیجه نهایی تأثیر خواهند داشت. خروجیها، کیفیت عملکرد فرایند اجرایی را که از طرف گروهها به مرحله اجرا درمیآید، انعکاس میدهد.
در درون یک پروژه، کار تیمی، ماهیت فعالیتهای اعضا و تیمها را بر اساس اشتراک مساعی و کار توأم منعکس مینماید. تأثیر کار تیمی در اجرای پروژه به‌طور مستدل و به‌خوبی در بررسی جوانب مدیریت پروژه نشان داده‌شده است و این مسئله یکی از آخرین عوامل مؤثر بر موفقیت مدیران پروژهای است که آن را اعمال مینمایند.
در ارتباط با اقدامات مشترک در ارتباط با اجرای پروژه، محققین دریافتند که:
H4: کیفیت و ویژگی‌های کار تیمی مشابه یک واسطه مؤثر در روابط بین اعضای گروه در اجرای پروژه عمل میکند.
H5: کیفیت و ویژگی‌های کار تیمی مشابه یک واسطه مؤثر بر همکاری در اجرای پروژه عمل میکند.
H6: کیفیت و ویژگی‌های کار تیمی مشابه یک واسطه مؤثر در استعدادهای مشترک در اجرای پروژه عمل مینماید.
۳-۲: مشاهده نتایج ارتباط کاری مستمر:
یکی از نتایج مهم اجرای خوب پروژه، ایجاد قابلیت ارتباط کاری مستمر است. با ایجاد ارتباطات رسمی طولانی‌مدت در انجام پروژهها، مشکل است که به نتایج مطلوبی در مقایسه با روابط تعریف‌شده تیمهای اجرایی در یک پروژه بزرگ برسیم. این نتیجه خصوصاً در پروژههای بزرگی که فقط برای یک‌بار انجام میگردد، بیشتر به چشم می‌خورد.
درهرحال یک پروژه موفق ممکن است طرفین را به همکاریهای مشترکی در پروژههای آینده تشویق و هدایت نماید و به‌عنوان اساس یک همکاری درازمدت عمل کند و باعث شود که حداقل به‌عنوان یک همکار خوب روی یکدیگر حساب نمایند.
درنتیجه محققین در این مقاله دریافتند که:
H7: کیفیت و ویژگی‌های کار تیمی و اجرای پروژه به‌عنوان یک واسطه مؤثر در حصول نتایج کاری مستمر عمل مینماید.
H8: کیفیت و ویژگی‌های کار تیمی و اجرای پروژه به‌عنوان یک واسطه مؤثر بر همکاری در حصول نتایج کاری مستمر عمل مینماید.
H9: کیفیت و ویژگی‌های کار تیمی و اجرای پروژه به‌عنوان یک واسطه مؤثر در تواناییهای مشترک در نتایج کاری مستمر عمل مینماید.
- روششناسی (شناخت روشها):
مدل قابل‌قبول و فرضیات ارائه‌شده در این مقاله نگرشی مثبت را ارائه مینماید و آن نیز از نتایج استدلالهای استقرایی و قیاسی و نیز سنجش موضوعی حاصل میگردد.
- روش تحقیق :
محققین برای آزمایش صحت فرضیات خود از مدل‌سازی معادلات ساختاری (PLS-SEM) استفاده نمودند.به‌طورکلی در این روش دو نوع مدل در دسترس موجود است. یکی CB-SEM و دیگری PL-SEM. اولی بر اساس بهینهسازی خصوصیات کلی به‌منظور تعیین مدل مناسب و دومی به‌منظور تعیین حداکثر ظرفیت‌های پنهان درونی ساختار به کار میروند.
۵- نتایج :
- بر اساس نتایج این تحقیق ، پیشنهاد میشود از ظرفیت تیمهای پروژهها ، اقدامات رسمی فعالیتهای مشارکتی و نگرش‌های ارتباطی مشترک جهت کسب موفقیت تیم استفاده شود بدون اینکه فرایندهای توجه دائمی و روزانه نیازی باشد. در غیر این صورت ، تیمها در استفاده از تعاملات رسمی خود دچار مشکل می‌شوند. ضمن آنکه مدیران ارشد و مدیران پروژه کارفرما و پیمانکار باید به توسعه و استفاده از ظرفیت تیمها بپردازند.
- نتایج این تحقیق به دلیل آنکه مبتنی بر مشاهدات بوده است، باوجودآنکه علل را نشان میدهد اما بااین‌حال روی بعضی عوامل احتمالی مؤثر بر تحقیق کنترل نداشته ، ازاین‌رو محدودیت‌هایی را دارا است.خاصه آنکه به دلیل آنکه ۷۵ درصد از پروژههای انتخابی ، اروپایی بوده‌اند، برای پروژههای غیراروپایی باید بررسی‌هایی مجزا صورت پذیرد.
[۱] International journal of project management 33(2015) 1347-1363
[۲] متن حاضر، بخش‌هایی از متن اصلی بوده، جداول ، نمودارها و بخش‌هایی که عمدتاً به شیوه تحقیق و آزمون‌های ریاضی و آماره اختصاص داشته‌اند ، در این گزینش انتخاب‌نشده‌اند .