شناسنامه شغل

شناسنامه شغل

دکتر رامبد باران دوست

استاد دانشگاه

 

شناسنامه شغل بخش مهمی از مستندات مدیریت منابع انسانی است که باید با دقت و حساسیت تکمیل شده و برای به روز نگهداری آن نگران بود. شناسنامه شغل مستندی است که حداقل یک صفحه و تا حداکثر چند صفحه می‌تواند تهیه گردد و شامل سه بخش اساسی است:

  1. اطلاعات شغل

این بخش از شناسنامه شغل در برگیرنده اطلاعات عمومی و تخصصی جهت معرفی شغل می‌باشد و معمولاً در برگیرنده موارد زیر است:

  • عنوان شغل : به طور مثال کارمند مالی، کارشناس مالی، کارشناس ارشد مالی، کارشناس مسئول مالی، سرپرست مالی، مدیر مالی.
  • جایگاه سازمانی: محل قرارگیری این شغل در ساختار سازمانی را شرح داده و نشان می‌دهد.
  • سرپرستی: عنوان شغل مقام بالادست برای شغلی که شناسنامه آن در دست است.
  • تعریف شغل: شرح کامل و تخصصی شغل.

 

  1. شرایط احراز

شرایط احراز یکی از بخش‌های مهم در شناسنامه شغل می‌باشد که در آگهی استخدامی، مصاحبه و جذب، ارتقا و جابجایی، آموزش و توسعه و … کاربرد دارد. این بخش ازشناسنامه شغل شامل دو داده مهم است: تجربه و تحصیلات.

  • عنصرتجربه نشان دهنده و تعریف‌کننده حداقل سابقه کاری افراد برای احراز پست مربوطه است.
  • تحصیلات نشان دهنده مقطع تحصیلی (سیکل، دیپلم، کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا) و رشته‌های تحصیلی مورد پذیرش برای احراز پست می‌باشد. یادآوری این نکته ضروری است که ” فوق دکترا ” در کشور ایران عنوان یک مقطع تحصیلی شناخته نمی‌شود .
  • یادآوری می‌نماید که تجربه و مقطع تحصیلی قابل تبدیل به یکدیگر هستند . بدین نحو که هرچند سال سابقه کار را می‌توان مدل دارابودن مدرک تحصیلی مقطع بالاتر دانست . این عمل توسط کارشناس طراحی شغل و تأیید مدیر منابع انسانی امکان‌پذیر می‌باشد. علاوه بر اینکه باید به‌خاطر داشت که کلیه رشته‌های تحصیلی قابل استفاده درعنوان شغلی مذکور باید در بخش شرایط احراز به طور کامل فهرست شده و به آن متعهد بود .

تذکرات مهم :

  • به روز نگهداری شماسنامه شغل بسیار مهم می باشد. چراکه از شناسنامه شغل در موارد دیگری از وظایف مدیریت منابع انسانی استفاده می گردد که به روز نبودن آن می تواند آثار زیانباری را برای سازمان به همراه داشته باشد .
  • توصیه می گردد که شناسنامه شغل را به عنوان ضمیمه قرار داد کار یا متن اصلی در توافقات شرایط کار به امضای پرسنل رسانده و نسخه ای از آن در اختیارشان قرار داده شود. اگرچه کارفرمایان محترم معمولا به دلایلی چند از انجام این مهم سرباز زده و نگرانند که با در اختیار قرار دادن شناسنامه شغل به پرسنل، نتوانند تغییرات موجود و طبیعی در شرح وظایف را به آنان ابلاغ نموده و توقع انجام داشته باشند. از این رو پیشنهاد می گردد که برای شرح وظایف ، تاریخ اعتبار قرار دهید. هرچند که افزودن بندی به شرج وظایف با مضمون « انجام کلیه امور محوله توسط مافوق » در راستای حل این مشکل احتمالی بین کارفرما و پرسنل می باشد. البته در بعضی دیگر از سازمان ها می توان مشاهده نمود که هم شرح وظایف و هم عناوین شغلی به سمت « عمومی شدن » گرایش پیدا کرده اند تا مدیران و کارفرمایان در مدیریت امور حرفغه ای خود، مشکلات کمتری داشته باشند.
  • شناسنامه شغل در بسیاری از وظایف ذاتی مدیریت منابع انسانی کاربردی چشمگیر دارد از جمله :
    • تدوین آگهی استخدامی : برای تهیه و تنظیم آگهی استخدامی، در دست داشتن شناسنامه شغلِ به روز می تواند کمک موثری در تنظیم مفاد آگهی استخدامی خصوصاً در بند های مقاطع و رشته های تحصیلی ، انتظارات مهارتی برای انجام وظایف محوله ، معرفی عمومی وظایف مورد انتظار از شاغل داشته باشد.
    • تدوین ساختار سازمانی: طراحی ساختار سازمانی که امری بسیار مهم در تنظیم روابط واحدها و تسهیل ارتباطات بین آنها می باشد ، بدون تدوین دقیق و تعریف صحیح شرح وظایف مشاغل امکانپذیر نمی باشد. اگرچه تعامل دو سویه شرح وظایف و ساختار سازمانی، امری انکار ناپذبر است.
    • استخراج نیازهای آموزشی : نیاز سنجی آموزشی برای تامین کمبودهای مهارتی و دانشی پرسنل، سرمایه گذاری مهم و اجتناب ناپذیری است که مدیران توانمند منابع انسانی از آن به سادگی رد نمی شوند . دشوارترین مرحله فرایند آموزش از منظر تدوین و تنظیم، برنامه ریزی آموزشی است که کم توجهی به آن می تواند آموزش های سازمانی را بی اثر و پرداخت های انجام شده در این زمینه را به بیراهه هدایت کند. از سوی دیگر ، تاکید و تمرکز بر نیاز سنجی آموزشی صرفا بر اساس شناسنامه شغل ، یعنی تاکید بر توانمند کردن پرسنل در جهت انجام وظایف جاری و فعلی و یقینا هیچ گونه نگاه عملیاتی به اهداف سازمانی در راستای تامین و تحقق استراتژی ها و تامین خواهسته های کیفی و انتظارات مشتریان در آن وجود ندارد.
    • ارتقا و جابجایی پرسنل : هرگونه هرگونه ارتقا و جابه‌جایی نیروی انسانی مستلزم توجه و مقایسه وظایف قدیم و جدید فرد مورد نظر می‌باشد. بدون تحلیل شرح وظایف قدیم با شرح وظایف جدید و وجود توانمندی‌های احتمالی فرد در انجام آنها ، یقیناً اتخاذ تصمیم به جابجایی و ارتقا ، امری محال و غلط خواهد بود.
    • جانشین پروری : مدیران منابع انسانی در همه حال باید توجه داشته باشند که احتمال بروز هرگونه رویدادی برای انسان وجود دارد و پرسنل سازمان نیز از این قاعده مستثنی نیستند. بنابراین باید برای افراد کلیدی سازمان که غیبت آن ها ( ولو برای مدتی کوتاه ) مساله ای جدی برای شرکت ایجاد می کند ، جایگزینی مناسب وجود داشته باشد و یا آموزش های لازم ارائه شده باشد.

منبع : روزنامه فرصت امروز

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *